Comment protéger les données fiscales de votre entreprise ?

C'est la période des impôts et l'IRS est prêt à recevoir les informations relatives à votre petite entreprise pour l'année écoulée. Pouvez-vous deviner qui d'autre attend votre déclaration, probablement avec encore plus d'impatience que le gouvernement fédéral et les gouvernements des États ?

La période des impôts est une période chargée et lucrative pour les voleurs d'identité. En 2014, plus de 100 millions de déclarations de revenus ont été déposées par voie électronique (efile.com). Sachant qu'un ordinateur sur cinq n'est pas correctement protégé contre les cyberattaques, il y aura environ 20 millions de cibles faciles à atteindre pendant la saison des impôts pour les pirates qui cherchent à gagner de l'argent. En outre, près de 800 violations de données ont eu lieu en 2014, au cours desquelles des données confidentielles de clients ont été dérobées à des entreprises dans tous les États-Unis au moyen de logiciels malveillants, d'escroqueries par hameçonnage et même de clés USB et d'autres dispositifs de stockage perdus ou volés.

Il est important que vous soyez conscient des dangers potentiels, que vous déposiez vos déclarations par l'intermédiaire de votre comptable interne ou d'un fiscaliste. Voici quelques moyens de vous assurer que vous n'êtes pas une cible facile pour la cybercriminalité liée à la période des impôts.

Mettre régulièrement à jour les logiciels de sécurité

Les pirates informatiques ne cessent d'explorer les mesures de sécurité informatique pour trouver des faiblesses et développer des moyens d'y pénétrer. En réaction, les fabricants de logiciels de sécurité développent constamment des correctifs et des mises à jour de logiciels pour éliminer les menaces au fur et à mesure qu'elles sont découvertes. Si vous ne suivez pas les mises à jour des logiciels et des systèmes d'exploitation, ces faiblesses connues restent comme des portes ouvertes invitant les criminels à pénétrer dans votre ordinateur.

Identifiez les logiciels pare-feu, anti-spam, antivirus, anti-logiciels malveillants et anti-logiciels espions que vous avez installés et installez toujours les mises à jour dès qu'elles sont disponibles. En outre, vérifiez que vous n'avez pas oublié de mettre à jour votre logiciel avant de commencer à payer vos impôts.

Utiliser des mots de passe forts

Les mots de passe faibles sont un moyen facile pour quelqu'un d'accéder à vos données personnelles. Voici quelques bons conseils à suivre lors de la création de mots de passe :

• Les mots de passe doivent comporter au moins 7 à 10 caractères.
• N'utilisez pas de séries de chiffres comme 1234 ou 4321.
• Ne pas utiliser les noms d'enfants ou d'animaux domestiques
• Ne pas utiliser les anniversaires
• Inclure un mélange de lettres majuscules et minuscules
• Inclure au moins 1 numéro
• Inclure au moins un caractère spécial
• N'utilisez pas de mots du dictionnaire (orthographiés à l'envers ou à l'endroit).
• N'utilisez pas de substitution de caractères pour les mots du dictionnaire (comme p@$$worD).
• Utilisez une chaîne de 3 mots "mélangés" qui sont significatifs pour vous afin de vous souvenir facilement de votre mot de passe sans avoir à l'écrire et à vous y référer.
• Bon exemple de mot de passe : 3wOrdSmushedTo{gether
• Exemple de mauvais mot de passe : P@ssword123

Il est essentiel d'utiliser des mots de passe différents pour chaque compte et de les modifier tous les deux mois. Sinon, un pirate informatique n'aura qu'à en déchiffrer un seul pour avoir accès à tous les comptes. Un bon programme de gestion des mots de passe peut vous éviter d'être débordé.

Ne vous fiez pas aux courriels et aux appels téléphoniques de l'IRS

Ne fournissez jamais vos informations personnelles à quelqu'un qui prétend être l'IRS, à moins que vous n'ayez pris l'initiative du contact. Comme indiqué sur le site Site web de l'IRSL'IRS ne initier contact avec les contribuables par courrier électronique, messages textuels ou canaux de médias sociaux pour demander des informations personnelles ou financières".
Veillez à signaler tout courriel ou appel téléphonique non sollicité prétendant provenir de l'IRS à l'adresse suivante phishing@irs.gov.

Faites vos recherches

Faites des recherches sur votre préparateur d'impôt ou sur le logiciel de préparation d'impôt que vous avez choisi d'utiliser.

Ne téléchargez jamais un logiciel sans avoir consulté des sites d'évaluation fiables et sans avoir vérifié sa légitimité. Sinon, vous risquez de télécharger accidentellement un logiciel conçu pour voler vos informations personnelles ou endommager votre ordinateur.
Demandez aux préparateurs de déclarations de revenus potentiels comment ils protègent vos informations :

• Comment sera-t-il stocké ?
• Sera-t-il crypté ?
• Quels sont les logiciels de sécurité informatique utilisés ?
• Qui y a accès ?
• Les employés font-ils l'objet d'une vérification de leurs antécédents ?

Conseils supplémentaires

• Lorsque vous remplissez votre déclaration de revenus, utilisez votre propre ordinateur - n'utilisez pas d'ordinateur public ou professionnel.
• Ne déclarez jamais vos impôts sur un ordinateur auquel d'autres membres du personnel ont accès et qui pourrait, à leur insu, télécharger des logiciels malveillants.
• Ne déclarez jamais vos impôts sur des réseaux Wi-Fi publics - utilisez uniquement des réseaux sécurisés.
• Une fois votre déclaration remplie, gravez le fichier sur un CD et supprimez les informations personnelles de votre disque dur. Conservez le CD dans un coffre-fort.

Publié à l'origine sur Café des idées: https://blog.ideacafe.com/ways-protect-your-company%E2%80%99s-tax-data