The Asset Isn’t the Tape: Protecting Historical Enterprise Knowledge
Nauha ei ole se arvokas omaisuus:
Yritysten arkistointihankkeet saavat usein alkunsa teknisestä laukaisevasta tekijästä.
Datakeskusta konsolidoidaan. Yrityskauppa on tuonut mukanaan uusia tieto- ja varmuuskopiointiformaatteja. Varmuuskopiointisovellusta ollaan poistamassa käytöstä. Usein yksinkertainen taloudellinen logiikka on tämän työn taustalla – uudemmat, tiiviimmät arkistointijärjestelmät voivat tarjota merkittäviä säästöjä ja parantaa tietoturvaa.
Kaikki nämä ovat oikeutettuja syitä siirtyä uudempaan, turvallisempaan infrastruktuuriin. Ne voivat kuitenkin peittää alleen tärkeämmän kysymyksen:
Mitä me oikeastaan suojelemme?
Vastaus on: ei nauhat eikä data.
Kyse on siitä, mitä ne edustavat: vuosikymmenten mittaista yrityksen omaa, ainutlaatuista tietämystä, joka niihin sisältyy.
Vuosikymmenten asiakasvuorovaikutukset, tekniset tiedot, transaktiohistoriat, tutkimustiedot, palveluratkaisut, toiminnalliset päätökset ja vuosien institutionaalinen kokemus voivat muodostaa korvaamattoman yritysomaisuuden. Suuri osa tästä tiedosta ei ole olemassa missään muualla samassa yhdistelmässä, historiassa ja liiketoimintakontekstissa – eivätkä kilpailijat voi yksinkertaisesti ostaa tätä institutionaalista tietämystä.
Ne kuuluvat vain sinulle, ja se voi olla harvinainen kilpailuetu.
Tämä tekee arkiston nykyaikaistamisesta muutakin kuin pelkän turvallisuuden parannuksen tai kustannusten vähentämisharjoituksen. Se on tilaisuus säilyttää ja hyödyntää pääsy ainutlaatuisen arvokkaaseen tietovarantoon, ennen kuin sen hakemiseen tarvittava teknologia katoaa.
Arvokas omaisuus ei ole nauhat.
Se on niihin sisältyvä vuosikymmenten mittainen yrityksen oma tietämys.
Monien vuosien ajan LTO-nauhamigraatio hyötyi suhteellisen anteliaasta taaksepäin yhteensopivuudesta. Uudemmat nauha-asemat pystyivät lukemaan mediaa, joka oli kirjoitettu useita sukupolvia aiemmin.
Tämä on muuttunut. LTO-8 ja LTO-9 vähensivät aiempien sukupolvien määrää, joita ne pystyivät lukemaan. LTO-10 lukee vain LTO-10-mediaa. Käytännön seuraus on huolestuttava: median omistaminen ei takaa jatkuvaa pääsyä siihen tallennettuun tietämykseen.
Vanhemmat kasetit saattavat lopulta vaatia asemia, ohjelmistoja, avaintenhallintajärjestelmiä, luetteloita tai erikoistunutta teknistä osaamista, joiden ylläpito tai korvaaminen käy yhä vaikeammaksi.
Oikeilla työkaluilla ja osaamisella tiedot voidaan siirtää suoraan vanhemmasta lähteestä nykyaikaiseen kohteeseen, kunhan olemassa on vielä toimiva ympäristö, joka pystyy lukemaan ja tulkitsemaan lähdettä.
Todellinen rajoite ei siis ole yksinkertaisesti median ikä tai nauhasukupolvi.
Se on jatkuva, toimiva pääsy sekä osaaminen sen toteuttamiseksi.
Fyysinen yhteensopivuus on vain osa ongelmaa.
Nauha voi olla edelleen mekaanisesti luettavissa, vaikka sillä olevaa tietoa on vaikea tai mahdoton tulkita alkuperäiselle ympäristölle, koska varmuuskopiointiohjelmisto, luettelo, tiedostojärjestelmä tai sovellus, jolla se luotiin, ei enää ole olemassa, tai koska salausavaimet puuttuvat tai niitä on hallinnoitu virheellisesti.
Jokaisen arkiston kohdalla kolme peruskysymystä ovat tärkeitä:
1 Voiko mediaa vielä lukea?
2 Voiko tietorakennetta tai varmuuskopiointimuotoa vielä tulkita?
3 Ymmärrämmekö, mitä tieto edustaa ja mitä arvoa sillä voi olla?
Nämä kysymykset käyvät yhä tärkeämmiksi, kun organisaatiot konsolidoivat vuosikymmenten aikana kertynyttä infrastruktuuria, joka on syntynyt teknologisten muutosten, fuusioiden, yrityskauppojen, datakeskusten siirtojen ja varmuuskopiointiympäristöjen myötä.
Kun arkiston nykyaikaistamista tarkastelee tästä näkökulmasta, sitä ei enää näe pelkkänä tiedonsiirtona vaan jonain aivan muuna.
Sen pitäisi olla löytöretki.
Ennen kuin sadoilla tai jopa tuhansilla kaseteilla rauhassa lepäävää tietoa siirretään, organisaatioilla on tilaisuus selvittää, mitä niillä todella on hallussaan.
Osa tiedoista saattaa olla kaksoiskappaleita. Osaa ei ehkä enää tarvitse säilyttää. Osa saattaa olla vahingoittunutta tai puutteellista. Osa saattaa kuulua järjestelmiin, jotka ovat kadonneet vuosia sitten, tai olla lukukelvotonta salauksen vuoksi.
Ja osa saattaa sisältää arvokasta historiallista tietämystä, jota organisaatio ei tiennyt vielä omistavansa.
Tästä syystä toimivan migraatiostrategian tulisi alkaa löytämisestä ja inventoinnista sen sijaan, että vain lasketaan nauhoja ja valitaan uusi ympäristö.
Tavoitteena ei ole palauttaa, säilyttää tai siirtää kaikkea. Tavoitteena on keskittyä siihen, mikä on arvokasta liiketoiminnallisten, sääntelyyn liittyvien, toiminnallisten ja strategisten painopisteiden perusteella.
Kyseessä on tiedon triage.
Triage- ja validointiprosessin avulla organisaatiot voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä siitä, mikä tulisi säilyttää, mikä voidaan perustellusti poistaa käytöstä ja minkä tiedon tulisi pysyä käytettävissä tulevaa käyttöä varten.
Migraation arvokkain tulos ei ehkä ole nykyaikainen arkisto. Se saattaa olla sen tietäminen, mitä sinulla on – ja sen varmistaminen, että voit yhä käyttää sitä.
Nykyaikainen analytiikka ja tekoäly laajentavat yrityksen omien historiallisten tietojen mahdollisia käyttötapoja.
Vuosien mittaiset asiakassuhteet, tuotetiedot, riskikäyttäytyminen, tekniset päätökset, palveluratkaisut, tutkimustieto, transaktioaktiviteetti ja toiminnallinen historia voivat tarjota liiketoiminnallisen kontekstin, jota julkisista tietoaineistoista ei löydy.
Ennen kuin yrityksen historiallinen tietämys voi muuttua tekoälyvalmiiksi kontekstiksi, sen on ensin pysyttävä saatavilla, ymmärrettävänä ja hallinnoituna.
Tämä konteksti voi tukea analytiikkaa, älykästä hakua, tutkintoja, sääntelyvaatimuksia, tutkimusta, hakutäydennettyä generointia (retrieval-augmented generation), tekoälyagentteja ja muita sovelluksia, joita ei ehkä vielä ole olemassa.
Julkiset tekoälymallit voivat ymmärtää yleisiä käsitteitä. Niillä ei kuitenkaan ole luontaisesti tietyn yrityksen historiaa ja kontekstia.
Näitä tiedon arvostrategioita käsitellään tarkemmin tämän sarjan tulevassa blogikirjoituksessa.
Toistaiseksi asia on yksinkertaisempi: organisaatioiden tulisi harkita tarkkaan, ennen kuin ne antavat infrastruktuurin käytöstä poistamista koskevan päätöksen rajoittaa pysyvästi pääsyä ainutlaatuiseen tietoon, jolla saattaa olla tulevaisuudessa arvoa.
Jokainen tallennusteknologia saavuttaa lopulta käyttöikänsä lopun. Siihen tallennettu tietämys ei välttämättä saavuta.
Arkiston nykyaikaistaminen voi olla vivahteikkaampaa ja tyylikkäämpää kuin pelkkä tiedon siirtäminen tallennusteknologian sukupolvesta toiseen kustannus-, turvallisuus- tai teknologiasyistä. Se on tilaisuus vähentää teknologiariippuvuutta, ymmärtää tietovarantoa, säilyttää ja hyödyntää tiedon arvoa sekä pitää historiallisen tiedon tulevaisuuden vaihtoehdot avoimina.
DriveSavers auttaa organisaatioita maailmanlaajuisesti kehittämään kattavia suunnitelmia arkiston migraatiota ja nykyaikaistamista varten käyttäen erittäin räätälöityjä ratkaisuja, jotka on suunniteltu kunkin ympäristön yksilöllisten vaatimusten mukaan.
Tämä artikkeli avaa DriveSaversin johdon sarjan, joka käsittelee yrityksen historiallista tietämystä: miten organisaatiot voivat löytää sen, hallinnoida sitä, nykyaikaistaa sitä ja valmistella valikoituja tietoja analytiikkaa ja tekoälyvalmiuteen soveltuvaa käyttöä varten.
Seuraavaksi tässä sarjassa:
Ennen migraatiota: varaudu odottamattomaan
Mitä vuosikymmenten yritystiedot voivat kätkeä sisäänsä.
Jos haluat palauttaa tietoja nauhoilta tai muilta tallennusyksiköiltä, ota yhteyttä DriveSavers Recovery Servicesiin numerossa 1 (888) 440-2404.
English (United States) 
English (Australia) 
French (France) 
English (UK) 
French (Canada) 
English (Canada) 
Spanish (Mexico) 
German 
Dutch 
Italian 
Finnish 
Polish 
Norwegian 
Swedish 
Danish 
Spanish (Spain) 
Chinese 
Japanese 
German (Austria)