Journal quotidien : La preuve électronique pour les avocats qui aiment le papier

Publié à l'origine par Journal quotidien.
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Rédigé par Bob Mehr, conseiller juridique principal, DriveSavers, Inc.

Les avocats du monde entier qui ont toujours mené des enquêtes sur papier sont constamment confrontés au défi de l'enquête électronique. En réalité, la procédure électronique n'est pas si différente de la procédure papier à laquelle ces avocats sont habitués, et peut même être plus facile à gérer, une fois qu'ils ont compris la nouvelle procédure.

Cet article a pour but d'aider les personnes qui sont enracinées dans le papier à comprendre, à apprécier et même à aimer l'administration de la preuve électronique.

Pourquoi l'administration de la preuve électronique ?

Les technologies évoluent à une vitesse fulgurante. Du jour au lendemain, nous sommes passés d'un ordinateur dans chaque foyer à un ordinateur dans chaque poche arrière. Dans la même proportion, les lieux où nous trouvons des preuves pour les litiges criminels ou civils ont changé. Par conséquent, les preuves électroniques peuvent faire avancer ou reculer une affaire.

Qu'est-ce que le GEDD ?

Le modèle de référence de la découverte électronique est le guide de l'industrie pour la recherche, le traitement et la production de preuves numériques.

À première vue, le GEDD peut prêter à confusion. En effet, bien qu'il s'agisse essentiellement d'une feuille de route linéaire, certaines options analytiques permettent au praticien de "choisir une nouvelle aventure" qui n'est pas réalisable dans le cadre de la procédure de recherche sur papier. Chaque étape du processus est suivie d'un choix parmi plusieurs, et certaines étapes se déroulent tout au long du processus plutôt qu'en tant qu'étape unique. Le plus déroutant est que la plupart des étapes présentées dans le modèle doivent être franchies à un moment ou à un autre, même si ce n'est pas nécessairement dans l'ordre indiqué, et que l'étape suivante est déterminée par plusieurs facteurs qui interviennent pendant l'étape en cours.

Mais ne vous inquiétez pas. Nous sommes là pour vous aider à simplifier les choses et à les rendre plus faciles à suivre. Commençons par le commencement.

Analyse

Il peut sembler étrange que nous commencions par l'analyse, puisque la représentation visuelle du MEDD montre cet aspect de l'e-discovery comme une étape au milieu du processus. En réalité, l'analyse intervient tout au long de l'opération, à chaque étape.

L'analyse est l'évaluation et la catégorisation de toutes les informations stockées électroniquement, ou ESI, en fonction du contenu et du contexte, y compris le sujet, les auteurs et d'autres facteurs. L'objectif est d'aider l'équipe juridique à prendre des décisions éclairées concernant la stratégie et le champ d'application, sur la base des informations collectées.

Dans un monde de papier, l'analyse impliquerait une réflexion critique sur les dossiers, les documents, le courrier et les autres informations disponibles à chaque étape du processus afin de passer efficacement à l'étape suivante.

Sur le plan électronique, les experts en informatique et en e-discovery utilisent divers logiciels et compétences pour analyser les données à chaque étape, puis sélectionner celles qui sont pertinentes et les préparer pour l'étape suivante.

Gouvernance de l'information

La gouvernance de l'information n'est pas tant une étape du processus d'e-discovery qu'une préparation à celui-ci. C'est comme faire le ménage avant de recevoir de la visite. Ou plutôt, c'est comme si vous deviez garder votre maison propre en permanence, au cas où vous auriez un invité inattendu.

La gouvernance de l'information est la gestion des ESI, depuis leur création initiale jusqu'à leur destruction. L'objectif est d'atténuer tout risque potentiel ou toute dépense en cas de demande de divulgation légale de l'ESI.

Dans un monde de papier, la gouvernance de l'information revient à utiliser des classeurs, des piles de boîtes et des placards de stockage pour conserver les dossiers papier au cas où on en aurait besoin à l'avenir. Comme le papier, l'ESI doit être bien organisée pour pouvoir être triée et pour que les informations pertinentes puissent être facilement trouvées lorsqu'elles sont nécessaires ou demandées. Sans une organisation et un étiquetage adéquats, il faudrait beaucoup plus de temps pour trouver les documents nécessaires et la facturation horaire augmenterait pour s'adapter au chaos. Les dossiers électroniques peuvent être encore plus difficiles à trouver s'ils ne sont pas organisés correctement. Là encore, le processus juridique s'en trouverait alourdi.

Le papier peut être organisé, classé et stocké par une secrétaire ou un assistant juridique. La gouvernance de l'information, quant à elle, est le plus souvent stockée et organisée par le service informatique.

Identification

L'identification consiste à localiser l'endroit où vous pourriez trouver des preuves électroniques potentielles, à déterminer qui pourrait être le dépositaire de cette ESI et à en déterminer la portée. En d'autres termes, que cherchez-vous et sur quel ordinateur, téléphone ou système de stockage en nuage pourrait-il se trouver ?

Dans un monde de papier, on pourrait se demander qui a touché ces papiers et pourquoi. Qui l'a écrit ? Qui l'a envoyé à qui ? Qui en a fait des copies ? Qui l'a maintenant ? Qui devrait l'avoir ? Qui ne devrait pas l'avoir ?

Ces mêmes questions s'appliquent à l'identification des ESI. Qu'il s'agisse de la découverte de documents papier ou électroniques, l'identification implique souvent d'interroger les personnes suivantes gardiensL'équipe d'experts de l'ESI est composée d'experts de l'ESI, de propriétaires et d'éventuels dépositaires d'ESI pertinentes afin de déterminer quelles informations peuvent exister et où les chercher.

Sur le plan électronique, cette responsabilité incombe à la direction et, idéalement, à l'équipe informatique, aux experts en matière d'enquête électronique et à l'équipe juridique.

Préservation

La préservation consiste à s'assurer que les preuves électroniques potentielles sont protégées contre toute modification, destruction ou altération de quelque nature que ce soit. Cette mesure est souvent mise en œuvre par le biais d'une mise en suspens pour des raisons juridiques ou contentieuses.

Une lettre ou une directive de mise en suspens pour des raisons juridiques ou contentieuses est généralement envoyée par l'équipe juridique d'une entreprise aux employés de l'entreprise qui ont été désignés dans le cadre du processus d'identification comme ayant accès à des dossiers potentiellement pertinents. Cette documentation transmet les instructions de ne pas supprimer les ESI ou de ne pas jeter les documents papier qui peuvent être pertinents dans le cadre d'une affaire judiciaire en cours ou à venir. Il est recommandé que les destinataires d'une mise en suspens juridique renvoient un accusé de réception indiquant qu'ils ne modifieront pas ces données de quelque manière que ce soit.

S'il a été déterminé qu'une mise en suspens juridique ne suffit pas à protéger les ESI potentiellement pertinentes, d'autres mesures peuvent être prises, notamment la restriction de l'accès à certaines données afin qu'elles ne puissent être que "consultées" et non modifiées, voire la confiscation d'appareils tels que des ordinateurs ou des smartphones appartenant à l'entreprise.

Dans un monde de papier, la conservation comprendrait toujours une mise en suspens légale envoyée aux employés qui ont été identifiés comme dépositaires de documents papier qui doivent être conservés en l'état. Ces documents papier peuvent même être collectés par le responsable du dépositaire et enfermés dans des classeurs ou des placards sécurisés pour être conservés en toute sécurité.

Sur le plan électronique, la conservation est assurée par le service informatique de l'entreprise avec l'aide d'un service d'e-discovery et contrôlée par l'équipe juridique de l'entreprise.

Collection

Il y a collecte lorsque des ESI ou des équipements doivent être rassemblés en un seul endroit aux fins de traitement et examenque nous expliquerons plus loin. Cela peut se faire en transférant des données d'un endroit à un autre à l'aide d'un disque externe ou d'un autre mécanisme, ou même en collectant des appareils réels, tels que des ordinateurs et des smartphones.

S'il a été déterminé, lors de l'étape d'identification, que les éléments de preuve pouvaient potentiellement se présenter sous la forme d'un document Word ou d'un fichier Excel et que l'employé X l'a touché à un moment donné, chacun des fichiers Word et Excel de l'employé X sera collecté sans que l'on tienne vraiment compte de leur contenu réel. Souvent, la collecte n'est qu'une vidage des donnéesIl s'agit d'une collecte de données, d'un transfert de toutes les ESI de l'ordinateur du dépositaire vers l'ordinateur de l'équipe chargée de l'enquête électronique, et éventuellement d'une collecte de l'ordinateur du dépositaire lui-même.

Dans un monde de papier, cela signifie qu'il faut rassembler tous les documents, dossiers, etc. susceptibles de contenir des informations pertinentes et les rassembler en un seul endroit où ils pourront être examinés par les avocats. Il peut même s'agir de rassembler tous les dossiers contenus dans un classeur. Cela peut également consister à saisir tous les courriers appartenant à une personne afin de les examiner ultérieurement pour trouver un seul prélèvement sur une seule facture de carte de crédit.

Sur le plan électronique, la collecte est effectuée par le service informatique, généralement avec l'aide d'un service d'administration de la preuve électronique.

Traitement

Le traitement consiste à trier toutes les données électroniques qui ont été collectées. Les experts de l'administration de la preuve électronique utilisent des logiciels spécialisés pour trier ces grands volumes d'informations provenant de sources et de formats multiples afin d'identifier les données à conserver pour la suite de la procédure. l'analyse et examen.

Le traitement des données comprend généralement la recherche de données sur la base de mots-clés, de métadonnées (date de création, auteur, taille du fichier et autres informations sur l'ESI) et d'autres facteurs. À l'aide de ces outils, les ESI restantes sont réduites à un ensemble de données pertinentes. L'objectif est de conserver les ESI qui peut des preuves potentielles et éliminer toutes les ESI qui ne le sont pas. pas inclure des preuves potentielles. Les données sélectionnées par le biais du traitement sont ensuite examinées plus en profondeur dans le cadre de l'enquête de la Commission européenne. examen étape de l'e-discovery.

Dans un exemple concret où nous recherchons un débit de carte de crédit spécifique, cela signifierait qu'après avoir trié le courrier (gouvernance de l'information) et collecté tout le courrier appartenant à un employé spécifique (collecte), nous ouvririons maintenant tout le courrier, mettrions de côté toutes les factures de la société de carte de crédit spécifique auprès de laquelle le débit a été effectué, et jetterions le reste du courrier qui ne contient certainement pas le débit en question.

Révision

L'une des procédures les plus coûteuses et les plus longues, l'examen consiste à se plonger dans les ESI restantes et à examiner chaque élément avec des yeux humains (et avec l'aide de l'intelligence artificielle) afin de déterminer les informations pertinentes et les preuves électroniques potentielles.

C'est à ce moment-là que les avocats se retroussent vraiment les manches. Avec les assistants juridiques, ils examinent les documents et les dossiers réduits afin de déterminer les données pertinentes et potentiellement utiles, et d'identifier et de classer les informations privilégiées telles que les communications entre l'avocat et son client.

Dans un monde de papier, les avocats et les assistants juridiques liraient chaque lettre, document, relevé de carte de crédit, courrier et toute autre information ayant franchi les étapes précédentes. Ils les trieraient ensuite en fonction des preuves potentielles, des conversations privées et des informations non pertinentes.

Les avocats et les assistants juridiques effectuent ces tâches par voie électronique, tout comme ils le feraient sur papier.

Production

La production consiste à produire l'ensemble final d'ESI dans un format qui sera accepté par les tribunaux et/ou les parties adverses d'une affaire.

Comme dans le cas de la découverte de documents papier, chaque page de chaque document, image ou autre élément de données produit doit comporter un numéro d'identification unique et séquentiel, traditionnellement appelé "numéro de timbre Bates". Les numéros Bates ont deux objectifs : (1) faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde lors de l'examen des preuves électroniques et (2) comparer facilement un document ou une ESI à son original et s'assurer qu'il n'y a pas eu d'altération ou de modification de la preuve.

Présentation

La présentation est l'étape finale du processus d'e-discovery. C'est le moment où l'équipe juridique partage enfin ses conclusions avec le tribunal et/ou le jury lors d'une déposition, d'une audience, d'un procès ou d'une autre procédure juridique impliquant un public.

Mais attendez - est est-ce la dernière étape ? Eh bien... Cela peut être le cas. Il se peut aussi que ce ne soit pas le cas.

Parfois, la présentation des ESI n'a pas pour but de présenter des preuves électroniques, mais plutôt d'obtenir des informations supplémentaires ou de valider des faits existants. Cela peut nous ramener à la préservation et à la collecte de données potentiellement pertinentes. Ces données potentiellement pertinentes doivent ensuite être traitées, analysées, examinées, produites et, à nouveau, présentées.

Dans le monde du papier, il s'agirait simplement de présenter les preuves dans leur forme imprimée originale. Dans le monde électronique, l'équipe juridique est responsable de la présentation des preuves électroniques.

L'électronique n'est pas si différente

Les avocats qui sont déjà habitués à la procédure de communication de pièces sur papier peuvent constater que la communication de pièces par voie électronique n'est pas si différente. En fait, les ordinateurs facilitent grandement la réduction d'une grande masse d'informations potentiellement pertinentes en un ensemble beaucoup plus petit et plus facile à gérer.

Les ordinateurs, les smartphones et les autres appareils électroniques renfermant une grande quantité de preuves, la découverte électronique est là pour durer. Les deux meilleurs conseils que nous puissions vous donner :

1. Procéder à une documentation stricte et détaillée de chaque étape franchie
2. Impliquer les experts en e-discovery dès le début

L'implication d'experts en e-discovery dès le début du processus de découverte électronique garantira l'utilisation de pratiques médico-légales saines tout au long de l'opération et l'acceptation par les tribunaux des preuves électroniques qui en résulteront.

Bob Mehr est conseiller juridique principal chez DriveSavers, Inc, un fournisseur de services d'administration de la preuve électronique.

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