Comment atténuer l'impact des demandes de FOIA sur l'eDiscovery ?

Publié à l'origine sur FCW.

L'extension de la portée de la loi sur la liberté de l'information (Freedom of Information Act) a introduit une nouvelle dynamique dans les agences fédérales, et elle pousse les professionnels de l'informatique du secteur public à comprendre et à mener des recherches électroniques pour les documents demandés par des particuliers et des parties privées en vertu de la loi sur la liberté de l'information (FOIA).

Selon le ministère de la justice, plus de 440 000 demandes de FOIA ont été satisfaites (entièrement ou partiellement) en 2013, mais il reste un arriéré de plus de 95 000 demandes pour cette même année. Le ministère de la santé et des services sociaux, l'administration de la sécurité sociale et le ministère de la justice ont répondu au plus grand nombre de demandes, mais presque toutes les agences fédérales sont soumises à la loi.

L'élargissement de la portée et de l'échelle de l'eDiscovery dans le secteur public entraîne une nouvelle vague de défis et de considérations qui sont bien connus des équipes juridiques et informatiques des entreprises, mais qui sont relativement nouveaux pour les organismes publics.

Ce problème est aggravé par la croissance continue de l'activité réglementaire imposée par des agences telles que la Justice et la Securities and Exchange Commission, qui ajoute un volume important de données à l'ensemble des informations pouvant faire l'objet d'une demande au titre de la loi sur l'accès à l'information.

L'activité réglementaire découlant de la loi sur les pratiques de corruption à l'étranger (Foreign Corrupt Practices Act), des lois antitrust et d'autres lois s'étend souvent au-delà des frontières internationales, les entreprises faisant l'objet d'une enquête recueillant des documents électroniques auprès de sources situées dans des pays étrangers et produisant ces données à l'intention des agences gouvernementales américaines. Toute agence chargée de la surveillance réglementaire des entreprises qui exercent leurs activités à l'échelle mondiale finira probablement par être en possession de certaines de ces données.

Dans de nombreux cas, les demandes de FOIA peuvent concerner des millions de documents et avoir un impact financier et opérationnel important sur l'entité qui les produit. Compte tenu du processus de recherche, d'examen et d'expurgation des documents pour en extraire les informations confidentielles, répondre à ces demandes peut s'avérer long et coûteux, et de nombreuses entités publiques sont mal équipées pour répondre à ces demandes.

Néanmoins, les agences ont la responsabilité, en vertu de la FOIA, de répondre de manière efficace et rentable, et bien que les agences puissent facturer le requérant pour répondre à la demande, le coût du travail pour produire les divulgations ne doit pas dépasser le salaire horaire de l'employé public le moins bien rémunéré qui effectue la recherche de documents. Cela est pratiquement impossible dans le cas d'un examen manuel.

En outre, la FOIA stipule que les agences doivent accuser réception des demandes et y répondre dans un délai de 20 jours. Cette exigence est souvent violée, comme en témoignent les dizaines de milliers de demandes en souffrance mentionnées ci-dessus. Les agences qui ne respectent pas les règles de réponse aux demandes peuvent faire l'objet d'un contrôle judiciaire, et une nouvelle législation est proposée - sous la forme du FOIA Oversight and Implementation Act - qui renforcerait les règles et définirait plus clairement les sanctions en cas de non-respect.

La technologie permet d'éviter que des réviseurs humains examinent chaque document, ce qui accroît la précision de la réponse et permet d'identifier automatiquement les catégories d'informations exemptées - telles que les informations personnellement identifiables et certains secrets d'État - qui doivent être expurgées avant que les documents ne puissent être divulgués.

Toutefois, il est important de comprendre quels types de demandes sont mieux adaptés aux différents outils. L'utilisation de l'analyse des données peut avoir un impact important même sur les petites demandes, tandis que les demandes importantes qui impliquent l'identification d'un volume élevé de données confidentielles sont souvent mieux servies par l'utilisation de la technologie du codage prédictif. Ces deux types d'outils peuvent améliorer considérablement la rapidité et réduire le temps de traitement des demandes. aucun frais initial de la divulgation.

Certaines divulgations peuvent être étonnamment complexes. Prenons l'exemple d'une organisation de défense des droits de l'homme qui adresse une demande de FOIA à l'agence de l'immigration et des douanes. Compte tenu de la nature de la surveillance exercée par cette agence, les informations demandées peuvent inclure des données provenant d'un pays étranger et collectées dans le cadre d'une enquête sur une société internationale.

Il s'agit d'un processus courant pour une poignée d'agences fédérales qui ont des relations internationales, et l'introduction de données transfrontalières complique la question en raison des lois sur la protection de la vie privée en vigueur dans les pays étrangers. Les agences qui s'occupent de ces questions doivent se familiariser avec les exigences en matière de protection des données dans les pays susceptibles d'abriter des informations qui ont fait l'objet d'un examen dans le cadre d'une demande au titre de la loi sur la liberté d'information, et elles doivent connaître les technologies disponibles pour rationaliser le processus d'exécution d'une demande.

L'examen assisté par la technologie et l'utilisation d'outils d'analyse avancés exigent un changement de paradigme par rapport à la façon dont la plupart des gens abordent l'examen des documents. L'approche traditionnelle consiste en une recherche par mots-clés couplée à un examen linéaire au cours duquel le réviseur examine chaque document pour en déterminer la pertinence et la capacité de réponse. Pour améliorer la réactivité des agences face aux demandes, les équipes informatiques devraient être formées par des experts en eDiscovery sur les flux de travail permettant de trouver les données et de rechercher les détails qui doivent être expurgés.

Les réviseurs peuvent bénéficier d'une formation de deux à quatre heures sur les technologies d'analyse avancée et de codage prédictif. Après quelques jours de travail actif avec ces outils, ils reviennent rarement à la révision linéaire en raison de l'amélioration spectaculaire de la vitesse et de la précision.

Grâce à une formation approfondie dispensée par des experts sur ces méthodes et à une meilleure compréhension de la manière d'utiliser les logiciels pour l'examen des documents FOIA, les équipes informatiques fédérales peuvent parvenir à un eDiscovery efficace et conforme.